Online Media Adviseur, eigenaar Neil Tomlow
Thema Verandering en cultuur
Markt Overheid en non-profit
Site www.sponsorwinkelweert.nl/

De uitdaging

De vraag van voorzitter Paul Horsmans leek op het eerste gezicht overzichtelijk: neem het beheer van de website over en geef het geheel een frisse look. Maar al snel werd duidelijk dat de échte uitdaging dieper lag. Het aanvraagformulier was verouderd, aanvragers konden geen meerdere bijlagen uploaden, beoordelaars verdronken in mails, en er was geen zicht op het beschikbare budget per fonds. Spam stroomde binnen via het contactformulier en de twee fondsen — Samenfonds0495 en Samen-doen Fonds Moesel — werden handmatig uit elkaar gehouden. Het bestuur wist precies wat er niet werkte. De vraag was: wat kán wél?

Doelstellingen

Samen formuleerden we een heldere ambitie. Het aanvraagproces moest:
  • toegankelijk zijn voor élke aanvrager, ook zonder account;
  • het bestuur, de adviesraad en de penningmeester ondersteunen in hun werk in plaats van het zwaarder te maken;
  • transparant zijn over budget, status en besluitvorming;
  • voldoen aan de AVG en goed beveiligd zijn;
  • ruimte bieden om mee te groeien met de organisatie.
De doelgroep? Tweeledig. Aan de ene kant de Weerter aanvragers — vaak vrijwilligers die met beperkte tijd een sterke aanvraag willen indienen. Aan de andere kant het team van Sponsorwinkel Weert zelf, dat met een handvol mensen alle aanvragen zorgvuldig wil beoordelen.
Nieuwe website van sponsorwinkel Weert
Speelgoed van sponsorwinkel Weert

Aanpak & gekozen diensten

We zijn niet begonnen bij de website, maar bij het proces. In gesprek met bestuur en adviesraad brachten we elke stap van een aanvraag in kaart: van het eerste idee van een vereniging tot de uiteindelijke uitbetaling door de penningmeester. Daar waar Paul dacht in losse verbeteringen, dachten wij in samenhang. Niet een formulier vernieuwen, maar een aanvraagproces ontwerpen dat klopt voor iedereen die ermee werkt.
Op basis van die analyse hebben we gekozen voor een volledig op maat gemaakte oplossing:
  • een publiek aanvraagformulier in vier stappen, met validatie, meerdere bijlagen en tussentijds opslaan;
  • een statuspagina via een unieke link, zodat aanvragers zonder account hun aanvraag kunnen volgen;
  • een rollen- en rechtensysteem voor bestuur, adviesraad, penningmeester, editor en superadmin — elk met precies de rechten die passen bij hun taak;
  • fondsenbeheer met budgetmeter voor Samenfonds en SamenDoen Moesel, zodat de adviesraad in één oogopslag het resterende budget ziet;
  • een uitbetalingsmodule voor de penningmeester, inclusief IBAN-controle en audit log;
  • slimme notificaties via mail en in-app, gebundeld waar dat kan, zodat beoordelaars niet meer worden bedolven;
  • spambeveiliging met Cloudflare Turnstile, een honeypot en rate-limiting;
  • een eigen CMS waarmee Sponsorwinkel Weert zelf pagina’s, menu’s en fondsen beheert;
  • en natuurlijk: een frisse, warme look-and-feel die past bij het lokale, hartelijke karakter van de stichting.
De nieuwe website is daarmee niet het doel, maar de drager. Het echte werk zit in het proces eronder.

Resultaten

Sponsorwinkel Weert heeft nu een aanvraagproces dat past als een maatpak. Aanvragers vinden eenvoudig hun weg, weten waar ze aan toe zijn en kunnen op elk moment de status van hun aanvraag inzien. De adviesraad werkt met actueel budgetinzicht. De penningmeester betaalt veilig en gecontroleerd uit. Het bestuur houdt grip via een helder dashboard en een audit log. En de mailbox is rustiger dan ooit.
Dat alles is gebouwd met oog voor de toekomst: schaalbaar, AVG-proof en eenvoudig zelf te beheren.

Project in the spotlight: het rollen- en rechtenmodel

Bij een stichting die volledig op vrijwilligers draait, is duidelijkheid over wie wat mag, goud waard. Samen met Paul en zijn team hebben we een rollenmatrix uitgewerkt waarin elke rol — van bestuurslid tot penningmeester — precies de inzage en de bevoegdheden krijgt die nodig zijn. Niet meer, niet minder. Het resultaat is een systeem waarin vrijwilligers met vertrouwen kunnen werken en waarin gevoelige gegevens veilig blijven. Een mooi voorbeeld van hoe doordachte techniek bijdraagt aan een professionele, mensgerichte organisatie.
Neil Tomlow
Neem contact op

Op zoek naar iemand die jouw proces kloppend maakt?

Net als Sponsorwinkel Weert werken aan een proces dat klopt voor jouw organisatie én jouw doelgroep? Vul onderstaand formulier in en we plannen snel een kennismaking onder het genot van een kop koffie of thee.

Markt

Overheid en non-profit

Bureau Tint kent het speelveld van overheden. We begrijpen dat belangen soms kunnen botsen, maar ook hoe je bruggen slaat. We luisteren goed, denken mee en stemmen onze aanpak af op de mensen en organisaties die erbij betrokken zijn. Met onze ervaring in complexe omgevingen weten we wat werkt én hoe we samen tot resultaat komen. Altijd persoonlijk, altijd professioneel. En met de overtuiging dat goede communicatie niet alleen helder is, maar ook hoopvol, mensgericht en toekomstbestendig.

Meer info

Meer projecten

Strategische koers voor communicatie bij Omgevingsdienst Zuid-Limburg Omgevingsdienst Zuid-Limburg
Samen bouwen aan één loket voor werk en ontwikkeling Werkcentrum Midden-Limburg
Meer projecten